Perguntas Frequentes - Usuários
Podem utilizar o sistema conselheiros, membros, servidores, estagiários do PMSC e usuários externos.
Para conselheiros, membros, servidores e estagiários do PMSC, o login e senha utilizados para acessar o sistema são os mesmos usados para acessar a rede do PMSC. Os usuários externos devem fazer um cadastro.
O usuário interno deve entrar na página inicial do SEI e inserir seu login ou senha. O ícone para acesso ao sistema está disponível para usuários internos na intranet do Portal da Prefeitura, na área de serviços e sistemas. Os usuários externos podem acessar pelo Portal do PMSC.
A assinatura eletrônica no SEI consiste em utilizar o usuário (login) e a senha para assinar digitalmente o documento. A assinatura eletrônica garante ao destinatário que o documento não foi alterado ao ser enviado (integridade) e ainda comprova a autoria do emitente (autenticidade), sem a necessidade de impressão em papel. Os documentos assinados no SEI exibem as assinaturas eletrônicas ao final da página.
A regulamentação da assinatura eletrônica está prevista na resolução de implementação do SEI. A validade está estabelecida na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que regulamenta o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.
Todos os servidores do PMSC têm assinatura eletrônica. Basta informar a senha de login da rede, escolhendo o cargo adequado.
Sim. Os usuários externos devem solicitar acesso por meio do link : http://sei.saocristovao.se.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0. Após clicar no link, o usuário deve seguir as instruções para acesso ao sistema. Ao receber o acesso, o usuário deve entrar em contato com a área do PMSC responsável pela demanda e solicitar instruções para a assinatura.
Sim. Os usuários podem assinar documentos de processos que estiverem tramitando em sua unidade, mesmo que redigidos por outro servidor.
Sim. Os modelos disponíveis obedecem o Manual de Padronização da Atos do PMSC. Os documentos específicos de cada unidade também foram padronizados.
Na tela principal do SEI, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”. Para mais detalhes, consulte o manual do sistema.
No SEI cadastram-se processos, dentro desses processos, os documentos são inseridos. Por exemplo, se uma determinada área precisa criar um memorando solicitando aquisição de material de consumo, antes deve abrir um processo de "Administração
- Contratação", selecionar o assunto (já sugerido automaticamente numa
lista) "Aquisição de Material de Consumo - Compra" . Após autuar esse processo eletrônico, deve clicar
no ícone de incluir documento e escolher o tipo de documento desejado.
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.
Sim. A data virá preenchida automaticamente com o dia de sua produção, mas poderá ser alterada para coincidir com o dia da assinatura.
No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade. Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.
Poderão ser consultados todos os processos que possuem acesso público. Mas só poderão ser adicionados documentos naqueles processos tramitando na sua própria unidade.
Todos os usuários podem autuar processos eletrônicos em suas unidades.
Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.
Não. No SEI, quando um processo atingiu seus objetivos, basta concluí-lo no sistema. O processo fica encerrado, mas sempre disponível para consulta por qualquer servidor. Se necessário, é possível reabrir um processo numa unidade pela qual ele tramitou e adicionar novos documentos e informações.
Sim. Todos os processos são públicos e estarão disponíveis para consulta e acesso no campo de pesquisa, com exceção daqueles resguardados pelos sigilos prescritos na LAI.
Perguntas Frequentes - Transição
Caso o processo físico tenha previsão de encerramento antes do período de transição (6 meses a partir do dia 8/8), pode-se optar pela digitalização ou não dos documentos. Caso o processo, como, por exemplo, uma contratação, tenha previsão de durar mais do que 6 meses, ele deve ser digitalizado.
A partir da publicação todos os processos iniciados serão digitais
Os processos eletrônicos não possuem numeração de páginas como nos físicos. Nestes era justificada para garantir a ordem das folhas, mas nos documentos digitais não há essa necessidade, já que são gerados automaticamente.
Os processos físicos arquivados comportarão três situações: 1) solicitado apenas para consulta de uma área administrativa. Neste caso não deverá ser digitalizado nem inserido no SEI, apenas encaminhado para consulta; 2) solicitado para receber nova demanda, com inserção de novos documentos, deverá ser digitalizado e inserido no SEI.
A utilização da tramitação eletrônica entra em vigor na da data da publicação, portanto todas as unidades precisam inserir os processos físicos para os eletrônicos. Se dentro desse período o processo físico tiver previsão de ser concluído e arquivado, não há necessidade de inseri-lo no SEI. Caso contrário, tramitar por mais de seis meses, deverá ser digitalizado e inserido como processo eletrônico do SEI, arquivando-se o físico.
Sim, em duas as situações: 1)O documento que chegar ao protocolo será digitalizado e inserido no SEI, criando-se um processo ou inserindo-o em um processo SEI já existente. Tanto o processo eletrônico gerado quanto o documento físico (que foi digitalizado) serão encaminhados à área competente; 2)Quando um processo físico já arquivado for receber novo impulso (documentos novos para análise), deverá ser digitalizado e inserido no SEI como processo eletrônico.
Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no estabelecido pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Para orientações sobre como proceder à eliminação de documentos públicos, consulte a cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos.
Não. Ele deve ser totalmente digital ou totalmente físico. Caso queira que um documento físico seja digital, ele deverá ser todo digitalizado.
Perguntas Frequentes - Formulários
O servidor deve iniciar o processo no SEI chamado de “Pessoal – Licenças – Tratamento de Saúde”;
Esse processo deve ser utilizado tanto para Licença para Tratamento de Saúde quanto para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família;
O processo deve ter nível de acesso “Restrito” ou “Público”;
Após iniciar o processo, o servidor deve incluir o documento “Formulário de Encaminhamento de Atestado Médico”;
O servidor deve preencher o formulário, assiná-lo e atentar-se às informações e observações sobre o prazo para envio e sobre os requisitos que devem constar no atestado;
Após o preenchimento e a assinatura do formulário, o atestado deve ser encaminhado fisicamente para a DIIP/COGP, com o número atribuído pelo SEI ao processo anotado no próprio documento;
O processo deve ser encaminhado diretamente para a DIIP – Divisão de Informações de Pessoal;
Não há mais necessidade de o atestado ser encaminhado à chefia imediata, entretanto a licença deve ser comunicada para que seja registrada no Sistema Grifo. A homologação do atestado será realizada pela COGP após análise da junta médica;
O servidor ou a chefia imediata devem iniciar o processo no SEI chamado “Pessoal – Frequência – Atestado de Comparecimento”;
A COGP sugere que o processo tenha nível de acesso “Restrito”;
Após iniciar o processo no SEI, o servidor ou a chefia deve incluir o atestado de comparecimento digitalizado como documento externo;
A chefia deverá registrar o atestado no Sistema Grifo e depois encaminhar o processo do SEI diretamente à DIIP – Divisão de Informações de Pessoal;
A via original do atestado de comparecimento não precisa ser enviada à DIIP/COGP.
Perguntas Frequentes - Dúvidas
Devem ser procurados os multiplicadores de cada área, que são os servidores já designados para auxiliar os colaboradores quanto ao uso da ferramenta, para sanar as dúvidas.
Caso o multiplicador não consiga sanar as dúvidas, poderá entrar em contato pelo e-mail sei@cnmp.mp.br.
Para expedição de documentos que não se referem um processo já criado no SEI, a área deverá criar um processo (tipo de processo institucional-expedição), clicar em “incluir documento”, escolher o tipo de documento “Formulário de expedição” e preenchê-lo. Em seguida, clicar em “Enviar documento por correio eletrônico”, preencher os dados necessários e enviar. Após o recebimento do código de rastreio (será enviado por e-mail), a área deverá incluí-lo no processo SEI e concluí-lo. As correspondências deverão ser entregues no Protocolo para encaminhamento aos Correios, conforme Portaria Presi-CNMP n° 21/2017. Para expedição de documentos que fazem parte de um processo no Sei, basta a área demandante clicar em “incluir novo documento”, escolher o tipo de documento “formulário de expedição” e preenchê-lo. Em seguida, clicar em “Enviar documento por correio eletrônico”, preencher os dados necessários e enviar. Após o recebimento do código de rastreio (será enviado por e-mail), a área deverá incluí-lo no processo SEI. As correspondências deverão ser entregues no Protocolo para encaminhamento aos Correios, conforme Portaria Presi-CNMP n° 21/2017.
Para envio de documentos através do mensageiro, caso esses não sejam referentes a processos já criados no SEI, a área deverá criar um processo (tipo de processo InstitucionalMensageria), clicar em “incluir documento”, escolher o tipo de documento “Formulário de mensageria” e preenchê-lo. Em seguida, clicar em “Enviar documento por correio eletrônico”, preencher os dados necessários e enviar. Após a confirmação de recebimento, o Protocolo incluirá um documento com a mencionada confirmação no processo e enviará o documento físico à área. As correspondências deverão ser entregues no Protocolo para o serviço do mensageiro, conforme Portaria Presi-CNMP n° 21/2017. Para envio de documentos, através do mensageiro, referentes a processo já criados no SEI, basta a área demandante clicar em “incluir documento”, escolher o tipo de documento “Formulário de mensageria” e preenchê-lo. Em seguida, clicar em “Enviar documento por correio eletrônico”, preencher os dados necessários e enviar. Após a confirmação de recebimento, o Protocolo incluirá um documento com a mencionada confirmação no processo e enviará o documento físico à área. As correspondências deverão ser entregues no Protocolo para o serviço do mensageiro, conforme Portaria Presi-CNMP n° 21/2017.